Quanto costa implementare e mantenere un archivio istituzionale?

Dovendo avviare un archivio istituzionale si deve decidere per prima cosa se gestire il progetto internamente o affidarlo in outsourcing. L'affidamento a terzi è preferibile perché libera l'istituzione da una serie di costi (formazione di professionalità, investimento in hardware e software). Alcune istituzioni optano per una forma ibrida: sviluppo e gestione dell'archivio in outsourcing ma hosting interno. I costi di implementazione e gestione di un archivio istituzionale variano da un'istituzione all'altra e dipendono da molti fattori fra cui l'ampiezza dell'archivio e la complessità dei servizi aggiunti offerti. Essi comprendono i server, il supporto tecnico, la creazione dei metadati, il controllo di qualità, il lavoro di advocacy, la gestione corrente del sistema e la preservazione. A secondo del tipo di gestione scelta i costi variano per un'istituzione media fra alcune decine di migliaia di euro e alcune centinaia di migliaia di euro. I costi indicati vanno considerati come parzialmente sostitutivi (diversa allocazione dei fondi), non è perciò detto che la spesa dell'istituzione debba per forza aumentare. Per quanto riguarda i costi in termini di personale impiegato, dove gli archivi istituzionali sono stati ben inseriti nelle procedure riguardanti la ricerca e la valutazione si ha un'autoarchiviazione di qualità. Dove è invece necessaria una mediazione (normalmente attraverso l'intervento di personale bibliotecario che controlla i medadati o archivia al posto dei docenti) si dovrà tener conto di un investimento in termini di tempo del personale.
Per saperne di più:
• MacColl, J. Financial aspects of institutional repositories
• A DRIVER's guide to european repositories in particolare la sezione The business of digital repositories (curata da Alma Swan)